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总经办工作职责和工作内容

2021-12-26 13:02:44

一、总经办专员工作职责:

根据公司战略规划和经营管理目标,协助总经理、副总经理、总办负责人展开业务体系及业务支撑体系的管理工作,包括目标执行管理、会议管理、制度建设管理、文件发布管理等。

总经办专员职位描述:

1、 目标执行与计划管理:

①根据各部门半年度、季度经营管理目标与领导要求,梳理营销中心月度目标并明确交付成果。

②负责对公司内各核心中高管的月、周工作目标的制定进行初步审核并对执行情况进行跟进反馈,对异常情况予以跟进、处理并汇报。

2、会议管理:

①统筹协调月、周各级各类会议计划与安排;

②组织各例会、月度/季度/半年度/年度工作质量分析汇报会议等,记录并形成会议纪要,对会议形成的决议和工作任务纳入目标管理,跟踪会议决议及任务的落实。

3、制度建设管理:

①基于上一阶段发生的主要问题,及本阶段经营管理目标,组织各部门制定阶段性制度建设计划并汇总,提交总经理、副总经理审核;

②月度督促各部门按计划达成制度建设目标、新发布制度培训及实施情况;

③季度输出制度建设目标达成情况信息、问题分析及改善举措,并跟进改善举措落实;

④参与部门责任范围内的包含但不限于规章制度管理、会议管理、任务链及计划管理、发文管理等制度的起草和修订;

4、 上传下达:

①负责按照相关发文的管理要求和标准流程进行正式通知、制度的规范发布,并对纸质/电子文件规范存档;

②其他沟通协调工作;

5、 其他:

①定期进行部门档案管理

②定期完成部门预算管理编制,监督预算执行并阶段性调整

③完成上级交办的其他相关工作任务

二、总经办主任职位描述

岗位职责:

人事行政方面:

1、定制公司人力资源发展规划,建立完善的管理制度体系,监督各项人力资源发展计划的实施情况并及时指导;

2、及时向决策层领导提供有关人力资源战略、组织建设建议,致力于提高企业综合管理水平;

3、、实施公司招聘、培训、薪酬(重点工作)、员工关系、绩效考核(重点工作)、企业文化等各项管理工作,确保各个模块顺利有效开展;

4、实施公司人事、行政事务管理工作;

总经办管理方面:

1、各类上报总经理签批的公文、报告、制度、方案等文件的初稿审核;

2、协助总经理监督、检查公司各项方针政策、重要决定及各项规章制度的执行情况,协调部门间关系,推动各部门完成任务目标;

3、负责中高管绩效方案编制,公司各体、层级绩效考核方案的审核;

4、部门团队的建立与管理,确保部门高效活力运转;

三、总经办文员岗位职责和职位描述:

1、接听电话、接待总经办来访人员;

2、负责办公室文秘、文件管理和保密工作,负责例行办公室档案收集、整理工作;

3、负责总经办主导的会议准备、安排,各项例会会议纪要工作;管理常规工作行事历,做到协调、提醒和管理;

4、负责向集团呈报例行工作报表;

5、负责总经办办公室各项文件审批的督办;

6、负责公司各部门合同用印的文件下载列印呈报;

7、负责日常总经办事务流程、制度的维护、完善;

8、其它总经办主任交办的事项。

四、总经办文秘职位描述

1、工作积极主动、吃苦耐劳、责任心强;

2、形象好、性格开朗活泼、有一定的亲和力,有良好的服务意识;

3、善于和各主管部门及政府单位进行业务对接,沟通能力强;

4、有较好的文字功底,负责各类稿件的撰写工作;

5、合理协助董事长每天的日程安排及每天的工作计划,并及时提醒;

6、根据董事长及总经办主任的指示起草各种文稿,并且及时向各部门传达董事长的各项指示,跟踪落实董事长布置的工作;

7、负责公司各类会议通知、会议准备、会议记录等工作;

8、负责总经办文件立卷归档、公司证照、印鉴保管等工作;

9、负责机票、宾馆等预订工作,宾客接待工作;;

10、随时接受领导的各种指示,完成领导交待的各项任务.;

11、对于公司日常网站、微信公众号的维护及推广,精通Photoshop、AI、coreldraw等图形软件;需掌握文字处理办公软件,比如visio

12、有外联工作经验者优先

五、总经办主任助理职位描述:

1.协助上级处理总经办日常事务,为总经理、副总经理提供及时、准确、高效的协同服务;

2.协调各部门之间的工作关系,及时做好上传下达及跟踪反馈工作;

3.负责公司决策及会议纪要的督办及跟踪反馈工作;

4.协助总经理组织公司内外接待服务工作;

5.负责公司会议通知、组织及会务服务,及时做好会议纪要整理、公文行文及下发管理等工作;

6.协助上级,落实、监督公司各项规章制度的执行落地情况,并及时反馈;

7.做好各类工作文档的规范建档及使用管理工作;

8.及时完成上级授权与交办的其他工作任务。


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